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8 pontos essenciais que você precisa saber sobre emissão de notas fiscais.

 

 A emissão de notas fiscais pode gerar muitas dúvidas ao empreendedor depois do recente processo de modernização pelo programa SPED.

 

Esse processo introduziu uma série de novos nomes para os empresários. Temos como exemplo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), o SAT ECF, a Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) e o arquivo XML.

Para sanar de uma vez por todas as dúvidas dos empreendedores, separamos neste artigo, 8 coisas que você precisa saber sobre a emissão de notas fiscais.

São pontos importantes relacionados a essa ferramenta essencial para a contabilidade da sua empresa. Confira!

1 – O que é uma nota fiscal

Uma nota fiscal é um comprovante de que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço, esse comprovante é fundamental tanto para o cliente quanto para a sua empresa.

Para o seu cliente ele usará a Nota Fiscal para ter um registro da compra ou serviço que recebeu. Poderá escriturar nos seus registros financeiros, obter créditos fiscais e suporte na assistência técnica.

Já para sua empresa, ela servirá como um registro da receita obtida e é essencial para apuração dos impostos decorrentes desta venda.

A emissão da Nota Fiscal é obrigatória segunda a legislação brasileira. Ela deve ocorrer sempre no momento da efetivação da operação, seja essa operação a venda de um produto ou uma prestação de serviços. (Lei 8.846/94 – Artigo 1º)

2 – Quais tipos de nota fiscal existem

As empresas podem apresentar diversos tipos de nota fiscal de acordo com a sua atividade econômica.

As mais comuns são as eletrônicas, tais como a NF-e, a NFC-e e o SAT ECF que está substituindo o Cupom Fiscal (ECF), a NFS-e e o CT-e.

Mesmo com as eletrônicas, ainda existem alguns casos que é permitido a utilização de Nota Fiscal no formato físico.

Um exemplo disto é a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, utilizada pelas empresas que não estão obrigadas ao NFC-e ou ao SAT. Em alguns municípios que ainda não implementaram a NFS-e a emissão também é por meio de nota fiscal de serviços no formato físico.

3 – O que é uma nota fiscal eletrônica

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) é a nota fiscal em formato eletrônico. Ela substitui a nota fiscal física impressa em papel. Todos os dados referentes a operação, como emissor e destinatário, impostos e produtos são transmitidas para a Secretaria da Fazenda e autorizadas para sua emissão.

Muita gente acha que a DANFe é a nota fiscal eletrônica, porém ela é a simples representação gráfica da NF-e. Vamos ver mais sobre isso logo abaixo.

4 – O que é DANFee arquivo XML

Estávamos falando logo acima que a DANFe é a representação gráfica da NF-e. É isso mesmo, a sua sigla representa o nome Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

Ela serve de contingência para os casos aonde não é possível apresentar os dados da NF-e. Exemplo disto e em transporte, como o transportador precisa do documento ele leva consigo a DANFe. Como não tem valor fiscal não é obrigatória a sua guarda.

Já o arquivo XML, esse sim é um documento fiscal. Isso porque todas as informações da Nota Fiscal, inclusive as assinaturas eletrônicas estão armazenadas neste arquivo.

Por isso é obrigatória o seu armazenamento por pelo menos 5 anos. Se você não tem o arquivo xml de suas notas fiscais, é possível recuperar no Portal da Nota Fiscal eletrônica com o número da chave que está impressa na DANFe.

5 – Porque eu preciso de um certificado digital

Quando pensamos em um Contrato com validade legal, logo vem à cabeça que ele precisa estar assinado, não é mesmo?

Isso ocorre também com as informações eletrônicas. Para atestar que foi a sua empresa que emitiu e concorda com os dados é preciso assinar.

A forma escolhida pelo governo brasileiro para isso é a utilização do Certificado Digital. Desde a introdução do SPED e da Nota Fiscal eletrônica é exigida a comprovação por esse instrumento.

Existem atualmente o modelo A1, que é o certificado em arquivo para computador, e os modelos A3, aonde esse arquivo é colocado em uma mídia física, como um cartão ou pen drive.

Antes de adquirir um certificado você precisa verificar se o sistema para emissão de notas que você utiliza aceita tanto o A1 como o A3. Existem sistemas que somente aceitam o A1, então é preciso ficar atento.

6 – Como fazer a emissão de notas fiscais

Se sua empresa for do ramo comercial ou industrial, você precisa de ter uma inscrição estadual. Essa inscrição normalmente é solicitada automaticamente quando faz o processo do CNPJ na Receita Federal.

Tendo a inscrição estadual, é preciso que você verifique se está obrigado a emitir notas fiscais eletrônicas ou não.

No caso de notas fiscais no formato físico, é preciso pedir autorização. Essa autorização se chama AIDF e através dela você procura uma gráfica habilitada para a impressão.

Já se você está obrigado a nota fiscal no formato eletrônico é preciso habilitar na SEFAZ e procurar um sistema que possa apoiar na emissão destes documentos.

Para ambos os casos, física e eletrônica a emissão de notas fiscais será através do preenchimento das informações da operação realizada.

Em 2017 não estará disponível o emissor gratuito, por isso fique atento ao prazo e procure uma forma de fazer a emissão. Clientes da Capital Social contabilidade possuem uma opção de emissor disponibilizado gratuitamente.

Já se sua empresa é de serviços, a autorização ou a emissão eletrônica é feita pelo site da Prefeitura no município onde está estabelecido.

7 – Por que emitir notas fiscais

Emitir notas fiscais é a prova de que sua empresa paga os tributos devidos ao governo da forma correta, o que gera confiança para os fornecedores e clientes do seu negócio.

Além disso, as notas fiscais são a base de toda a contabilidade da empresa, sendo essenciais para mantê-la em dia. Esse é um benefício não só para a sua empresa, mas também para terceiros interessados na sua contabilidade.

A emissão de notas fiscais é claramente obrigatória, fazendo com que as empresas que descumprirem essa regra possam ser enquadradas em vários pontos da legislação por crimes contra a ordem econômica e tributária.

8 – A importância do contador nesse processo

O contador do seu negócio deve estar ciente de todos os dados gerados nos processos de compra, venda e prestação de serviços. Portanto, para orientar o empreendedor e cuidar da emissão das notas fiscais do seu negócio, é extremamente importante contar com uma assessoria contábil com tradição e confiabilidade no mercado. 

FONTE: SOFTUP Sistemas




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